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Una Guía para El Procesamiento de Despacho de Aduanas y Envío Internacional

Introducción: ¿Qué es el trámite de intermediación aduanera?

El desempeño operativo es la piedra angular de la industria del transporte de mercancías. Para mantener esa eficiencia operativa (y mantener contentos a los clientes), los transportistas LTL, los 3PL y los corredores de carga necesitan que sus envíos lleguen a tiempo, a pesar de las variables cada vez más complejas asociadas con los envíos internacionales.

Abordar esas variables y garantizar la entrega oportuna requiere un gran conocimiento y experiencia con las leyes y regulaciones que rigen los impuestos de importación y exportación, los procedimientos aduaneros y más. El procesamiento de corretaje de aduanas cubre todos los procesos involucrados para garantizar la entrega exitosa de la carga a través de las fronteras, como la captura de datos de origen y el cumplimiento de las aduanas.

Las funciones principales del procesamiento de corretaje de aduanas incluyen, entre otras:

  • Completar, auditar e ingresar información de documentos clave, como órdenes de compra, albaranes, conocimientos de embarque, licencias de importación y más;
  • Gestión de informes de seguimiento diarios;
  • Ingresar y actualizar datos de envío en bases de datos de clientes;
  • Identificación de declaraciones arancelarias y fiscales;
  • Confirmando el cumplimiento de la normativa aduanera necesaria.

En nuestro mundo impulsado por la tecnología, el procesamiento exitoso de corretaje de aduanas implica una combinación de software, innovación, procesos efectivos y experiencia.

¿Por qué trabajar con un especialista en cumplimiento aduanero?

Problemas como infracciones aduaneras, errores en el papeleo, información faltante o incorrecta, cálculos de tarifas inexactos y barreras idiomáticas pueden causar retrasos importantes y evitar que los envíos lleguen a sus destinos, lo que resulta frustrante tanto para las empresas como para los clientes.

Con estos (y otros) desafíos, manejar el cumplimiento de las aduanas de forma totalmente interna no es ideal para muchas organizaciones. La subcontratación del procesamiento de corretaje de aduanas suele ser una opción más eficiente (y rentable).

Al optimizar su procesamiento aduanero para lograr velocidad y precisión, los transitarios y los corredores de carga pueden reducir los errores y aumentar la productividad.

Estos son solo algunos de los beneficios potenciales de trabajar con un especialista en cumplimiento personalizado con experiencia:

  • Despacho de aduanas más oportuno;
  • Tasas de impuestos más precisas;
  • Cumplimiento estricto del procedimiento;
  • Error identificado y corregido antes de que los artículos lleguen a la aduana.

Con el tiempo, esta mayor precisión puede traducirse en importantes ahorros de costos, una mejor continuidad del negocio y una ventaja competitiva.

Software de tecnología y cumplimiento aduanero

Si bien no todas las empresas necesitan la misma tecnología, es aconsejable considerar las formas en que la tecnología puede mejorar varios aspectos de sus operaciones y sopesar los costos y beneficios.

Por ejemplo, el software de cumplimiento aduanero puede ayudar a reducir errores, ahorrar tiempo y aumentar la visibilidad.

El software es muy útil para tareas como identificar el código HTS adecuado para un envío. En lugar de revisar documentos impresos, el software puede ayudarlo a localizar rápidamente el código HTS correcto, ahorrando tiempo y reduciendo errores. 

Algunas tecnologías de captura de datos incluso utilizan el aprendizaje automático para analizar documentos rápidamente e identificar los códigos HTS adecuados, lo que reduce en gran medida las cargas de trabajo manuales.

El software que cubre esta función básica tiene el potencial de transformar las operaciones de las pequeñas y medianas empresas. Sin embargo, para las empresas de transporte y logística de nivel empresarial, gran parte del software que está ampliamente disponible no es lo suficientemente potente para manejar las grandes cantidades de datos complejos que necesitan procesar a diario.

Ese es otro beneficio de trabajar con un especialista en cumplimiento de aduanas: obtiene acceso a tecnología más poderosa que realmente puede optimizar sus operaciones, independientemente de la escala o el nivel de complejidad. 

Por ejemplo, la tecnología de automatización puede proporcionar estimaciones de costos, información sobre regulaciones comerciales y requisitos de licencia con anticipación.

Qué buscar en un socio de procesamiento de corretaje de aduanas

La forma en que seleccione el despachante aduanero adecuado para su organización dependerá de una serie de factores, como el tamaño de su organización; el número, tamaño y complejidad de sus clientes; y sus necesidades comerciales únicas.

Sin embargo, hay algunas competencias generales a tener en cuenta cuando se trata de servicios de corretaje de aduanas:

Eficiencia operacional

Busque un socio experimentado que pueda mejorar la velocidad, la precisión y la eficacia generales de sus operaciones al:

  • Gestión de informes de seguimiento diarios;
  • Comparación de datos para precisión con la lista de empaque;
  • Cotejo de facturas y asignación de envíos al importador correcto;
  • Confirmando el cumplimiento de la normativa aduanera necesaria;
  • Ingresar y actualizar datos de envío en bases de datos de clientes;
  • Aprovechar el software avanzado de cumplimiento de las normas aduaneras y la tecnología de automatización para acelerar los procesos.

Captura de datos de origen

Un buen socio podrá administrar, analizar, auditar e ingresar datos de una serie de documentos complejos, como:

  • Facturas comerciales;
  • Ordenes de compra;
  • Cartas de crédito;
  • Escritos técnicos;
  • Albaranes;
  • Facturas comerciales;
  • Conocimientos de las vías respiratorias / Conocimientos de embarque;
  • Facturas de la casa;
  • Licencias de Importación;
  • Certificados de seguros.

Cumplimiento aduanero y calificación de importación / exportación

Busque un socio con amplia experiencia en el llenado de formularios de aduanas con las declaraciones arancelarias y fiscales adecuadas, tales como:

  • Importador de registro;
  • Consignatario;
  • Factura comercial;
  • Número de control de carga;
  • HVS: envío de alto valor;
  • HS o número de clasificación;
  • Impuestos del país (federales y provinciales) aplicables;
  • Tratamiento arancelario.

Contacto con el cliente

El socio adecuado se destacará en la comunicación con los clientes y en la prestación de un servicio excelente. Esto incluye:

  • Rompiendo las barreras del idioma con capacidades multilingües;
  • Comunicarse cuando sea necesario para solicitar autorización, confirmar información o recuperar información faltante;
  • Ofreciendo soporte omnicanal (teléfono, correo electrónico, chat y / o texto);
  • Representar a su organización con un alto nivel de profesionalismo.

El mejor socio de procesamiento de corretaje de aduanas tendrá experiencia en todo lo anterior y demostrará un compromiso con las mejoras continuas de los procesos, la innovación tecnológica y la optimización para ayudar a su organización a mantener la continuidad y adaptarse a cualquier desafío.

También es importante seleccionar un socio con un historial probado de éxito. Asegúrese de preguntar si un socio potencial ha trabajado con organizaciones similares a la suya y qué tipo de resultados logró con la asociación.

Conclusión

El procesamiento de envíos internacionales y el cumplimiento de las aduanas son funciones comerciales críticas. Pero con todas las complejidades del papeleo aduanero, las diferentes necesidades de los clientes, las regulaciones, las tarifas y otros desafíos que cambian rápidamente, manejar estas funciones de manera totalmente interna no siempre es el enfoque más eficiente.

Trabajar con un despachante de aduana es una excelente manera para que las empresas de transporte y logística a nivel empresarial reduzcan los errores y aumenten la eficiencia, al tiempo que ahorran dinero a largo plazo.

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